Recepcionista
Dothan
Recepcionista
Tiempo completo • Dothan
Beneficios:
- 401(k)
- Coincidencia 401(k)
- Bonificación basada en el rendimiento
- Salario competitivo
- Seguro médico
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
Resumen del puesto
Metcalf Management Company PC busca una recepcionista fiable, profesional y altamente organizada que sirva como punto de contacto principal para nuestra oficina.
La recepcionista es responsable de crear una experiencia acogedora y profesional para todos los que interactúan con nuestra organización, ayudando a mantener el funcionamiento diario de la oficina sin problemas. Este puesto sirve como un recurso central de comunicación y administración para la organización y apoya a múltiples personas, departamentos y actividades empresariales.
El candidato ideal es amable, organizado, proactivo, cómodo con la tecnología y dispuesto a ayudar donde sea necesario. Buscamos a alguien que asuma la responsabilidad de sus responsabilidades, preste atención a los detalles y en quien se pueda confiar para cumplirlo.
Responsabilidades principales
Recepción y Oficina Principal
- Recibe a visitantes, clientes, proveedores, empleados y otros invitados de manera amable y profesional.
- Mantén un área de recepción acogedora, organizada y profesional.
- Determina el propósito de cada visita y ponlos en contacto con la persona adecuada.
- Avisa a los miembros del equipo con rapidez cuando lleguen visitas o citas.
- Ayuda a coordinar el acceso de visitantes y otras actividades de la oficina principal.
- Mantener la atención a la actividad en toda la oficina y ayudar a garantizar que los huéspedes reciban asistencia puntual.
Teléfonos y Comunicación
- Contesta las llamadas entrantes de forma rápida y profesional.
- Determina la naturaleza de las llamadas y redirige a las llamadas a la persona o departamento correspondiente.
- Toma mensajes completos y precisos cuando sea necesario.
- Ayuda a los llamantes con preguntas generales cuando sea apropiado.
- Supervisar y distribuir los mensajes recibidos a través de los canales generales de comunicación de la empresa.
- Mantén un enfoque cortés y profesional durante cada interacción.
Apoyo Administrativo
- Proporcionar apoyo administrativo general a la dirección y a los miembros del equipo.
- Preparar, escanear, copiar, organizar, archivar y distribuir documentos.
- Ayuda con correspondencia, formularios, informes, hojas de cálculo, envíos y otros documentos empresariales.
- Realizar una introducción precisa de datos y mantener la información dentro de los sistemas de la empresa.
- Ayuda a mantener registros electrónicos y físicos.
- Ayuda a recopilar información y documentación solicitada por los miembros del equipo.
- Colaborar con proyectos especiales y responsabilidades administrativas recurrentes.
- Proporcionar apoyo administrativo adicional según surjan necesidades empresariales.
Programación y soporte para reuniones
- Ayuda a programar citas y reuniones.
- Coordina la disponibilidad de las salas de conferencias.
- Prepara salas de reuniones y de reuniones antes de las reuniones programadas.
- Ayuda a garantizar que los espacios de reunión estén limpios, organizados, surtidos y listos para su uso.
- Ayuda con los materiales de reunión, los refrescos y otros preparativos cuando sea necesario.
- Comunica información sobre la programación y los cambios a los miembros del equipo correspondientes.
Correo, Entregas y Coordinación de Oficina
- Recibir, clasificar y distribuir el correo entrante y las entregas.
- Prepara el correo saliente, los paquetes y los envíos de mensajería.
- Recibe las entregas y asegúrate de que lleguen a la persona adecuada.
- Mantén suministros adecuados para las oficinas comunes.
- Supervisa los niveles de material de oficina y coordina el reabastecimiento según sea necesario.
- Ayuda a proveedores y proveedores de servicios que visitan la oficina.
- Ayuda a mantener un entorno de oficina ordenado y profesional.
Apoyo General a la Oficina
- Ayuda a identificar y resolver las necesidades rutinarias de la oficina antes de que se conviertan en problemas.
- Coordina con los miembros del equipo cuando el equipamiento de oficina, suministros o instalaciones requieran atención.
- Colaborar con eventos de la empresa, reuniones, almuerzos y otras actividades según se solicite.
- Apoya a los nuevos empleados y visitantes con información básica de oficina y orientación.
- Mantener la confidencialidad adecuada respecto a la información de la empresa, empleados, clientes y negocio.
- Realizar otras funciones y responsabilidades según se les asigne.
Cualificaciones
Obligatorio
- Diploma de secundaria o equivalente.
- Fuertes habilidades de comunicación oral y escrita.
- Modalidad telefónica profesional y cortés.
- Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para gestionar eficazmente múltiples responsabilidades e interrupciones.
- Competencia básica en informática.
- Capacidad y disposición para aprender nuevo software y tecnología.
- Asistencia fiable y puntualidad.
- Capacidad para manejar información confidencial con discreción.
- Actitud positiva, servicial y orientada al equipo.
Preferido
- Experiencia previa en recepcionista, asistente administrativa, coordinadora de oficina, atención al cliente o un puesto similar.
- Experiencia trabajando en un entorno profesional de oficina.
- Familiaridad con Microsoft Outlook, Word, Excel, Teams y otras aplicaciones de Microsoft 365.
- Experiencia en planificación, gestión documental, introducción de datos o administración de oficinas.
La experiencia previa es valiosa, pero también estamos dispuestos a considerar a un candidato excepcional que demuestre el profesionalismo, aptitud, ética de trabajo y actitud necesarios para tener éxito en el puesto.
Habilidades y características que valoramos
Profesionalidad
Entiendes que representas a la organización siempre que contestes al teléfono, saludes a un visitante, envíes un mensaje o interactúes con alguien en nombre de la empresa.
Hospitalidad
Disfrutas ayudando a la gente y, de forma natural, buscas formas de hacer que los visitantes y miembros del equipo se sientan bienvenidos y apoyados.
Organización
Puedes llevar un control de múltiples responsabilidades, plazos, mensajes, documentos y solicitudes sin dejar que detalles importantes se desapunten.
Iniciativa
Te das cuenta de lo que hay que hacer y tomas las medidas adecuadas en lugar de esperar siempre a que alguien te diga qué hacer.
Seguimiento
Cuando dices que vas a encargarte de algo, los demás pueden confiar en que se hará.
Atención al detalle
Entiendes que los nombres, números de teléfono, citas, documentos y otros detalles aparentemente pequeños importan.
Adaptabilidad
Te sientes cómodo cambiando prioridades cuando las circunstancias lo requieren y estás dispuesto a aprender nuevas responsabilidades a medida que la organización crece.
Tecnología
Te sientes cómodo usando ordenadores y estás dispuesto a aprender nuevos sistemas, software y tecnología que te ayuden a desempeñar tu trabajo de forma más eficaz.
Confidencialidad
Entiendes que trabajar en una organización profesional puede darte acceso a información sensible y que mantener la confidencialidad es una responsabilidad esencial.
Trabajo en equipo
Estás dispuesto a ayudar cuando sea necesario y entiendes que apoyar el éxito de la organización en su conjunto forma parte de tu función.
Cómo se ve el éxito
Una recepcionista exitosa en Metcalf Management Company PC:
- Crea una excelente primera impresión de la organización.
- Hace que los visitantes se sientan bienvenidos y bien cuidados.
- Responde y dirige las llamadas telefónicas de forma profesional y precisa.
- Garantiza que los mensajes lleguen a las personas adecuadas de forma rápida.
- Mantiene la oficina central organizada y funcionando sin problemas.
- Prevén las necesidades rutinarias de oficina y administrativas.
- Cumple con las responsabilidades asignadas con precisión y puntualidad.
- Se comunica claramente con la dirección y los miembros del equipo.
- Protege la información confidencial.
- Utiliza buen juicio al manejar situaciones inesperadas.
- Aprende nuevas responsabilidades y tecnología rápidamente.
- Busca oportunidades para hacer la organización más eficiente.
- Se convierte en alguien en quien todo el equipo puede confiar.
La persona que buscamos
Buscamos algo más que a alguien que simplemente se sienta en recepción y contesta el teléfono.
Queremos a alguien que se enorgullezca de ayudar a que una organización funcione bien.
La persona adecuada se convertirá en un recurso de confianza para todo el equipo: alguien que sepa lo que ocurre en la oficina, mantenga la comunicación en movimiento, note cuando algo necesita atención, ayuda a las personas a encontrar lo que necesitan y cumple hasta que todo se resuelve.
Habrá responsabilidades rutinarias, pero también habrá días en los que las prioridades cambien rápidamente. La persona que tenga éxito en este puesto se sentirá cómoda con ambos.
Lo más importante es que buscamos a alguien de confianza, profesional, servicial, organizado y dispuesto a asumir la responsabilidad.
Acerca de Metcalf Management Company PC
Metcalf Management Company PC apoya las operaciones, las personas y las actividades comerciales de la organización Metcalf.
Nuestro objetivo es construir una organización donde las personas con talento puedan realizar un trabajo excelente, las empresas puedan operar eficazmente y las personas con las que interactuamos reciban una experiencia profesional constante.
Valoramos la integridad, la responsabilidad, la mejora continua, las relaciones sólidas y las personas que se enorgullecen de hacer las cosas bien.
Compensación: 16,00 $ - 20,00 $ la hora
Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.
En Metcalf & Company LLC, nuestra misión es clara: ayudar a nuestros clientes en su búsqueda de vivir y proteger su mejor vida financiera. Ofrecemos estrategias financieras personalizadas, asesoramiento integral y apoyo inquebrantable para ayudar a nuestros clientes a navegar por el complejo panorama financiero. No somos solo contadores; Somos socios en su búsqueda de prosperidad financiera. Estamos aquí para empoderar a nuestros clientes, generar confianza, facilitar el cumplimiento y ayudar a crear un legado duradero.
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